La demande d’explications :

Pratique locale ou choix conscient de la relation ?

Je découvre la notion de demande d’explications lors de ma première expérience à Abidjan,

en Côte d’Ivoire, en 2023. Du haut de mes cinq années d’expérience, ce dispositif ne faisait pas partie de mon quotidien professionnel : je ne me souviens pas en avoir rédigé, ni même en avoir vraiment entendu parler en entreprise.

À ma grande surprise, au cours du premier mois de ma prise de poste, j’en reçois un nombre

assez volumineux, pour relecture et avis.

En lisant certains contenus, la réalité est que je ne savais pas quoi en faire, j’avais envie malgré moi de travailler sur toute la formulation associée.

Ma première compréhension que j’ai à cette période de la demande d’explications, sans

connaître les contours du dispositif est la suivante : des faits ont été observés par l’employeur et il est attendu du salarié une réponse dans un certain délai.

Or, les courriers que je recevais qualifiaient d’ores et déjà la situation de faute. Cette démarche niait le droit du salarié à se défendre.

Dès lors, j’ai eu envie de creuser davantage en parcourant nos différents Codes du travail (Côte d’Ivoire, Mali, Sénégal, Burkina Faso) tout en me demandant si dans leurs textes, ce dispositif était référencé.

Mon constat s’articule ainsi : la demande d’explications est un dispositif devenu

quasi-automatique dans nos organisations. Mais que dit ce dispositif du lien

employeur-salarié ? Que produit-il réellement ? Et quelles sont les alternatives

qui s’offrent à nous lorsqu’on choisit de bâtir la relation plutôt que de la

sanctionner ?

La demande d’explications est-elle explicite dans nos différents Codes du travail ?

Sur les quatre Codes du travail parcourus et analysés, seul celui de la Côte d’Ivoire fait

référence à la demande d’explications. L’article 17.5 du Code du travail ivoirien (Loi n° 2015-

532 du 20 juillet 2015, édition consolidée 2025, chapitre 7, Procédure de sanction disciplinaire) dispose : « Préalablement à toute sanction, le travailleur doit pouvoir

s’expliquer, dans un délai de 72 heures à compter de la réception de la demande

d’explications, soit par écrit, soit verbalement. »

Ici la règle est simple :

1. La demande d’explications est un dispositif préalable à toute sanction.

2. Le travailleur doit pouvoir s’expliquer sur les motifs qui lui sont reprochés.

3. Le travailleur dispose d’un délai de 72 heures à compter de la réception de la demande

d’explications pour soumettre ses explications.

4. Le travailleur a la possibilité de soumettre ses explications soit par écrit, soit

verbalement.

Ce qu’il faut retenir ici : il faut toujours prendre beaucoup de précautions avant de qualifier

rapidement une situation de faute. Ce dispositif, utilisé dans ce contexte local, sert à justifier une sanction.

Quel constat pouvons-nous faire de l’usage de ce dispositif au Mali, Sénégal ou au Burkina Faso ?

Au Mali, le Code du travail (Loi n° 92-020 du 23 septembre 1992, modifiée par plusieurs textes ultérieurs dont la Loi n° 2022-005 du 20 mai 2020) organise une procédure d’entretien préalable au licenciement, mais ne réglemente pas en détail le pouvoir disciplinaire de l’employeur pour les sanctions intermédiaires. La doctrine malienne le rappelle régulièrement : ce pouvoir est encadré par les règlements intérieurs et certaines conventions collectives. Le constat est similaire au Sénégal et au Burkina Faso : leurs Codes du travail respectifs posent les contours du licenciement (entretien préalable, notification motivée, délai), mais aucun de ces trois textes ne consacre la demande d’explications comme dispositif autonome préalable à toute sanction.

En d’autres termes, la demande d’explications que nous voyons fleurir dans nos pratiques RH au Mali, au Sénégal ou au Burkina Faso ne tire pas sa source d’une obligation légale du Code du travail. Elle relève d’une pratique encadrée dans certains règlements intérieurs ou

conventions collectives et inspirée d’autres systèmes juridiques. Une pratique que nous avons collectivement instituée et qu’il nous revient, à ce titre, d’interroger.

Mais que dit ce dispositif du lien employeur-salarié ? Que produit-il réellement ?

A ces questions, j’ai eu la chance d’échanger avec un ami, lui-même professionnel RH, basé au Burkina Faso. Je lui ai expliqué il y a quelques semaines, l’angle que je souhaitais prendre pour ce 11e article. Il m’a alors confié, gêné, qu’au cours du mois précédent, il en avait rédigé en moyenne quatorze par semaine. Cela revient à environ 60 demandes d’explications rédigées dans le mois, pour un effectif de 1200 collaborateurs. « Au téléphone, mon silence était très lourd. Puis je lui ai répondu : Ah, ça en dit beaucoup de la dynamique que l’entreprise souhaite créer avec ses collaborateurs. Et d’ailleurs, sache que ce n’est pas ton rôle de rédiger les demandes d’explications. »

L’usage excessif de ce dispositif crée uniquement l’effet inverse de ce que nous souhaitons

observer. Dans son cas, la demande émanait de sa direction, avec pour objectif de l’inscrire au dossier du collaborateur afin de justifier ultérieurement une sanction.

A qui revient vraiment la rédaction d’une demande d’explications ?

Toute demande d’explications doit être rédigée par la personne qui a observé les faits et qui

est en mesure de les documenter, généralement le manager direct du collaborateur. Sans

connaissance directe du quotidien du collaborateur ni du contexte dans lequel les événements se sont déroulés, rédiger ce type de document devient à la fois chronophage et peu pertinent.

Soyons également honnête, il n’y a aucune valeur ajoutée à écrire une demande d’explications, c’est de l’administratif pur et dur.

La seule plus-value de la fonction RH intervient en aval : à réception de la demande rédigée, s’assurer qu’elle respecte les points de vigilance juridiques attendus (ne pas qualifier les faits de fautes, ne pas préjuger de la sanction, utiliser le conditionnel pour les éléments rapportés non encore confirmés, et laisser un délai raisonnable de réponse).

On comprend que la demande d’explications n’est pas systématiquement la bonne pratique : quelles sont les alternatives qui s’offrent à nous lorsqu’on choisit de bâtir la relation plutôt que de la sanctionner ?

Je pense sincèrement que dans de nombreuses situations, la demande d’explications n’est pas la bonne pratique et qu’en la pratiquant, la plupart du temps elle devient contre-productive.

Il est important de se demander avant chaque démarche, quelle est notre intention ? Et quel

effet nous souhaitons produire ?

La plupart du temps, une discussion honnête, transparente et objective désamorce la situation et permet de repartir sur une dynamique saine tout en construisant la relation de confiance. Cela passe par la capacité de chaque partie prenante à faire preuve de remise en question, de courage et à assumer sa part de responsabilité.

Aussi, si l’intention première n’est pas de sanctionner, une fois cette discussion, dans certaines situations il peut être pertinent de co-construire avec le collaborateur un plan de

développement pour l’accompagner sur les aspects qui ne fonctionnent pas dans la prise en

main de son poste ou dans la collaboration. Les attentes doivent être claires, explicites et sans arrière-pensée. Finalement, c’est là un trait révélateur du leader : choisir consciemment ce qu’il souhaite construire dans la relation de confiance.

La checklist à valider avant de rédiger une demande d’explications

• Motifs : identifier précisément les motifs qui feront l’objet de la demande

d’explications

• Chronologie : rédiger les faits dans l’ordre chronologique, avec les dates précises, les

lieux, les contextes, les éventuels témoins et les pièces justificatives

• Préjudice : évaluer le préjudice avéré ou potentiel pour la structure

• Cadre juridique : respecter le cadre légal du pays, en particulier le délai de réponse

imparti au salarié

• Vigilance rédactionnelle : ne pas qualifier les faits de fautes, ne pas préjuger de la

sanction, utiliser le conditionnel pour les éléments rapportés non encore confirmés.

Et vous ?

En moyenne combien de demandes d’explications rédigez-vous ? Et que produit cette

pratique dans votre organisation ?